Imagine que você como expositor participe de feiras técnicas de pequeno porte, feiras de negócios de médio e de grande porte. Você acredita que a metragem de seu estande deva ser a mesma para todos os eventos? A resposta é não. Para cada evento existe uma metragem certa, indicada para sua participação.

O primeiro passo é levar em consideração seus objetivos. Permaneça focado em seu principal objetivo, afinal você não vai querer conversar com TODOS os visitantes de TODOS os eventos. Vamos imaginar um caso prático de uma feira com 50.000 visitantes. Converse com a promotora do evento e peça o perfil destes visitantes, separados por porcentagens. Digamos que 10% destes visitantes se enquadrem no perfil do seu público de interesse. Teremos assim a seguinte conta:

•  50.000 visitantes x 10% = 5.000 visitantes de interesse para sua empresa.

Agora faça outra consideração a si mesmo. Todos estes 5.000 visitantes vão querer visitar o meu estande? Qual o fator de interesse deste meu público? Como posso calcular a quantidade de freqüentadores para o meu estande? 

Se você ainda não tem uma taxa de fator própria, utilize a porcentagem estabelecida como um padrão pelo Centro de Pesquisas em Exposições (Centre for Exhibition Research - CEIR). Eles estabeleceram o AIF (Audience Interest Factor) como 45%. Vejamos então o cálculo:

•  5.000 visitantes de interesse para a empresa x 45% = 2.250 visitantes de interesse para sua empresa, e potenciais para visitar o estande durante todo o período da feira.

Agora que sabe a quantidade de pessoas de seu real interesse para visitar seu estande, será necessário medir o fator tempo, encontrando as respostas para as seguintes perguntas:

• Quantos visitantes haverá em meu estande por dia, nos horários de picos?
• Quanto tempo será necessário para selecionar o visitante de interesse?
• Quanto tempo será necessário para demonstrar meu produto, equipamento ou serviço?
• Qual é o horário de pico da feira?

Para responder a estas perguntas você precisará em um primeiro momento verificar com a promotora, quais serão os eventos paralelos programados. Verifique se haverá um congresso, palestras gratuitas, cursos ou outras programações que chamem a atenção do público para a visitação ao evento. Vamos estimar que a feira da qual vá participar permanecerá aberta por 8 horas, durante 5 dias de evento, sendo o horário das 14h às 22h. Considere que a maior movimentação da feira ocorrerá a partir das 17h. Com isso já podemos desenvolver o seguinte cálculo:

•  40 horas de feira – 15 horas (5 dias x 3 horas de baixo movimento) = 25 horas de feira movimentada com meu público de interesse.

Agora divida o número de visitantes pelo número de horas de feira movimentada:

•  2.250 visitantes ÷ 25 horas = 90 visitantes por hora

O próximo passo é calcular a quantidade de staff do seu estande. Quanto tempo um staff de sua equipe necessitará com cada visitante para que este alcance o objetivo da empresa. Vamos estimar 10 minutos, pois seu staff vai precisará identificar o perfil do visitante, selecioná-lo, convidá-lo a ouví-lo mais detalhadamente, persuadí-lo, etc... Então já teremos uma estimativa de que cada staff de seu estande pode conversar com 6 visitantes por hora. Se a expectativa é ter 90 visitantes por hora, então chegamos à conclusão que serão necessários: 

•  90 visitantes por hora ÷ 6 visitantes por hora = 15 staffs no estande para atender os 90 visitantes por hora do estande.

O passo seguinte é calcular quanto de espaço vazio será necessário para este atendimento. Tenha sempre como regra que cada dupla (1 staff + 1 visitante) precisará de 4,5m² para circular e conversar calmamente, sem trombadas e sem outros staff´s ou visitantes ficarem pedindo ”licença” para passar.

•  15 staffs trabalhando x 4,5m² = 67,50m² de espaço com livre circulação.

Você ainda precisará previsionar outros espaços: para seus produtos, vitrines, móveis, depósito, bar, porta-catálogo, salas de reunião e tudo mais. Este dado é importante, pois agora você poderá ter uma idéia mais real sobre a metragem que precisará adquirir. Você já sabe que um estande de 50m² será pequeno, mas já sabe que deverá adquirir um estande de 90 ou 100m² para mais (dependendo dos ambientes que precisará e dependendo dos tipos de equipamentos ou produtos expostos).

Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry