Anualmente, uma empresa de produtos químicos para a agricultura realiza um evento com duração de três dias, reunindo profissionais, de mais de dez países, que apresentam os resultados de suas pesquisas para um público de cem pessoas.

Nesses três dias, são realizadas aproximadamente oitenta apresentações, com duração aproximada de quinze a vinte minutos cada. Ao final, espera-se que a empresa e todos os participantes cheguem a conclusões sobre procedimentos a serem adotados, avanços ocorridos durante o ano anterior e, principalmente, quanto direcionar de verba para a área comercial e para novas pesquisas. Enfim, o encontro tem o objetivo de sintetizar o que de melhor foi feito e direcionar ações para um o futuro próximo.

Porém, no último ano, muitos participantes relataram aos organizadores algumas insatisfações e angústias:

• muita informação apresentada em um período curto de tempo
• baixa qualidade das apresentações
• falta de tempo para comparar trabalhos e identificar diferenças e semelhanças
• muito conteúdo apresentado desnecessário
• falta de objetividade nas comunicações
• cansaço e fadiga mental
• percepção de não se ter chegado a conclusões convincentes e estratégicas
• investimentos e atitudes despropositados e onerosos decorrentes de análises e interpretações inadequadas e superficiais
• Muito retrabalho, contatos e reuniões após o evento para novos esclarecimentos

Esses e outros comentários afins têm se tornado muito comuns não só em relação a eventos, como a vários outros tipos de situações frequentes no dia a dia de qualquer empresa ou instituição: implantação de novas ideias e projetos, comunicações internas, treinamentos, apresentações, ações comerciais, atendimentos etc

E no caso do evento citado, o que pode ser feito, durante os três dias, para que essas reclamações desapareçam ou, pelo menos, sejam mitigadas?

Qual o motivo de tanta reclamação? O que você faria se fosse contratado para ajudar os assustados e preocupados organizadores do evento?

O que ocorre é que, ao contrário de algumas áreas que estudam e constantemente aprimoram a relação das pessoas com os dados, informações e conhecimentos, principalmente em ambientes virtuais, centenas de outros setores ainda não se atentaram para o fato de que, informação e conhecimento sem design, tratamento, facilitação e comunicação adequados, entre outros pontos, podem se tornar nocivos, maçantes e ineficazes.

Ou seja, não basta simplesmente selecionar informações e conteúdos e deixá-los disponíveis, acessíveis ou simplesmente transmiti-los para que, como num passe de mágica, despertem a atenção, construam o conhecimento e sinalizem as ações corretas.

Os conteúdos precisam ser modelados e trabalhados  para que a experiência das pessoas com eles seja prazerosa e efetiva. Para isso ocorrer é necessário que haja interações e que estas sejam  mais colaborativas, envolventes, humanizadas e gerem sentido. Se os conteúdos forem despejados como uma avalanche repentina, violenta e amorfa, a chance de processá-los, entendê-los e aplicá-los é mínima.

No caso do evento citado, várias ações podem ser sugeridas para torná-lo mais agradável e produtivo (hoje não são feitas ou são executadas sem preparo adequado).

• A primeira apresentação deve esclarecer o público sobre as características do evento e como será conduzido.
• As apresentações devem ter o mínimo de identidade visual dos slides.
• As apresentações devem ter uma roteirização atrativa e minimamente padronizada (cenários + problemas + soluções + implicações + ações + síntese, por exemplo)
• Os assuntos apresentados devem ser agrupados e categorizados
• Devem ocorrer momentos de discussão coletiva em grupos para que conclusões sejam tiradas, validadas e sedimentadas.
• Essas conclusões devem gerar algum tipo de documento a ser disponibilizado ao final do evento.
• A quantidade e duração dos intervalos deve ser repensada.
• Como se trata de apresentações científicas, os números precisam de um tratamento especial para que façam sentido o mais rápido possível.
• A sequência das apresentações deve ser definida também em função das características dos apresentadores. Intercalar carismáticos/expressivos com os tímidos/apáticos.
• O estudo de casos pode substituir algumas apresentações expositivas, se houver pessoas preparadas para conduzi-lo.
• Os assuntos inconclusivos devem ser separados e reportados posteriormente.
• O evento deve ter um fechamento claro, expondo aos presentes as ações concretas que serão praticadas e o que ainda fica em aberto.

Retomando, essas e outras ações têm como objetivo tornar a relação das pessoas com os dados/informações/conhecimentos/ambiente/outras pessoas mais agradável, estável, produtiva e rica em sentido.

Isso tudo através de uma comunicação mais humanizada, colaborativa e com sentido. Sempre.

Edmundo Conde

Especialista em comunicação pessoal, há mais de 20 anos repercutindo em seus cursos, palestras e orientações os temas relacionados à aprendizagem, comunicação, roteirismo, cognição, facilitação, performance, criatividade.

Consultor de Comunicação na Ello Consultores

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