Procure seguir este 7 passos sempre que terminar de realizar um evento. Não importa o tamanho nem o tipo. São pequenas atitudes que o farão avaliar o que aconteceu e ajudar você a organizar os próximos eventos.

1-Agradeça!

As pessoas gostam de ser valorizadas. Mandar uma mensagem, por email, SMS, whatsapp, um cartão de forma criativa gera um grande impacto e mantém o espírito do evento vivo, mesmo depois do seu término.

Agradeça não só os participantes, mas todos aqueles que estiveram envolvidos como fornecedores, cliente, artistas, ou seja, todo mundo que teve uma participação no seu evento.

(Manoel Neto)

2- Incentive o Feedback

Pedir feefback mostra que você está realmente interessado e comprometido com o evento que você fez.

Há muitas pessoas no evento que gostam de expressar a opinião, seja boa ou ruim. Use questionários, em papel ou online. Tente fazer pedir o feedback o quanto antes, não demore pra solicitar isso. É importante que as pessoas ainda estejam com a lembrança bem viva em suas mentes para ter um feedback verdadeiro.

Use as redes sociais para acompanhar o feedback do público. As pessoas se expressam muito pelas redes sociais. Acompanhe sempre o que estão falando para saber no que realmente agradou ao seu público e o que pode ser melhorado.

3-Utilizar as Redes Sociais

Uma das melhoras maneiras de criar engajamento nas redes sociais é compartilhar conteúdo dos eventos. Utilize as redes sociais antes, durante e depois do seu evento. Compartilhe imagens, informações, vídeos.

 Faça um planejamento do que você vai postar e quando vai postar. Durante o evento seja espontâneo nas postagens, e evite postagens feitas com antecedência, pois elas podem parecer não naturais..

4-Avalie o Orçamento

É hora dos números. Somente quando você faz o fechamento da sua planilha do evento, você vai saber se você alcançou o seu objetivo financeiro. Mesmo que seu evento não tenha dado lucro, ou se você gastou muito mais do que devia, isso é um sinal importante para decidir sobre a continuação das próximas edições.

Talvez você não captou os recursos necessários com os patrocinadores ou então apareceram alguns custos inesperados que não estavam na programados. Avalei bem o o seu orçamento pois ele te dará pistas do que funcionou ou não, do que deve ser incrementado ou cortado do próximo evento.

Eu sempre faço uma planilha bem detalhada com todos os custos e uma dica, nesta planilha, coloque o nome e o contato dos fornecedores e até alguma observação, como por exemplo um serviço mal prestado, para que você possa avaliar as próximas contratações.

5-Faça um debate sobre o seu evento.

Depois da poeira baixar e as luzes se apagarem é hora de refletir e avaliar o evento.

Faça isso o quanto antes possível. A três pontos principais a serem discutidos:

i) Avaliar se o seu evento atingiu os objetivos propostos.

ii) Avaliar o que funcionou e o que você pode melhorar para o próximo evento.

iii) Deixe o seu time ciente do que aconteceu / não aconteceu e animado para o próximo evento.

Avalie o sucesso do seu evento de encontro a seus objetivos declarados. Conseguiu cumprir os resultados que você definiu para si mesmo? Como você sabe? Se você foi bem sucedido quais foram os ingredientes principais no seu sucesso? Se você deixou a desejar, o que você pode vir a fazer diferente da próxima vez?

Aproveite isso para celebrar vitórias e olhar para as áreas que podem ser melhoradas. É importante fazer isso de tal maneira que sua equipe está se sentindo habilitadas. Erros acontecem e os melhores planejadores são aqueles que aprendem com os erros e conseguem seguir em frente.

6 – Revise os recursos tecnológicos

Não se acomode. A tecnologia muda a toda hora e há ótimos recursos para serem aplicados em eventos. Converse com seus fornecedores, peça ideias, procure novidades na internet e frequente outros eventos. Há muita coisa boa que ainda não conhecemos e que não exigem um investimento alto.

7- Relaxe

Um evento é como uma maratona e é preciso recarregar as baterias logo depois que ele termina. A vida é muito corrida e feita de muita pressão. Assim como um bom evento, planeje também a sua folga, o seu descanso, caso contrário você já estará envolvido em outro projeto e não terá tempo de relaxar. Saboreie o sucesso do seu evento, desfrute de um descanso merecido.

Vimos neste artigo o que devemos fazer após terminar um evento: pedir feedback; se aproximar da opinião de quem nos contrata, quem participa e quem nos fornece as ferramentas necessárias para a execução de todo o trabalho. Conhecer os números com os quais lidamos eestar sempre atualizado para que no próximo evento, possamos executar as ações de melhor forma, um processo contínuo de melhoria.

Manoel Neto

Smash Eventos